Archivage des mails : une nécessité incontournable

Pour une société, l'email joue à présent un rôle prépondérant puisqu'il est à la fois vecteur de communication, support priviligié pour la relation client-fournisseur, outil marketing... D'où la nécessité de posséder une bonne stratégie d'archivage.

Lutter contre l'explosion des volumes de mails

L'importance croissante du rôle du mail dans la vie de l'entreprise s'est accompagné de l'augmentation régulière de la taille des boîtes aux lettres. Celle-ci se mesure désormais en dizaines de gigaoctets. Pour réduire cette occupation coûteuse (notamment au niveau des performances), ToutMail permet de créer des archives ZIP dont la structure particulière permet des gains d'espace pouvant dépasser 60%. Le second avantage de ces archives est de permettre un accès facilité aux données (notamment les pièces jointes).

Répondre aux nouvelles recommandations juridiques

Suite à la loi Sarbanes-Oxley aux Etats-Unis, de nouvelles recommandations apparaissent régulièrement concernant l'archivage du courrier électronique qui préconisent, notamment, des durées de rétention de plus en plus longues. Mais, paradoxalement, l'archivage électronique nécessite de travailler avec des formats de fichiers dont l'obsolescence est rapide ! ToutMail réconcilie ces deux contraintes en créant des archives dans des formats ouverts, ce qui garantit leur pérennité.

En particulier, l'édition ToutMail eDiscovery est capable de générer des fichiers PDF/A de vos mails. Ce format de fichier, conçu par Adobe pour la conservation à long terme de documents électroniques, est recommandé par la Direction Générale de la Modernisation de l'Etat pour l’archivage des documents administratifs au contenu statique inaltérable (2009).

Conserver les informations vitales pour votre société

Pour un chef d'entreprise, il est essentiel de ne pas perdre d'information liée aux mails, que celle-ci soit de nature technique, commerciale ou stratégique. Les solutions d'archivage "artisanales" comme, par exemple, le fait de confier à chaque utilisateur le soin de purger lui-même sa boîte mail ou de sauvegarder son fichier PST sur un serveur central, sont à éviter, le risque de pertes d'information étant important.

Pour l'archivage, de nombreuses solutions concurrentes existent sur le marché. Malheureusement, celles-ci sont souvent complexes, coûteuses ou lentes. ToutMail constitue une solution de sauvegarde fiable et efficace pour les professionnels. En particulier, si vous n'avez pas besoin de générer des fichiers PDF-A, l'édition ToutMail Professionnel constitue une solution d'archivage adaptée à la plupart des entreprises.

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